Urząd Gminy w Nowej Wsi Wielkiej

Zarządzenie nr 4/11WÓJTA GMINY NOWA WIEŚ WIELKA - Kierownikaz dnia 25 lutego 2011w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka.

Zarządzenie nr 4/11
WÓJTA GMINY NOWA WIEŚ WIELKA - Kierownika
z dnia 25 lutego 2011

w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka.

      Na podstawie art.33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
gminnym  (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 i  zm. z  2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806,  z 2003 r.   Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz.1568,  z 2004 r. Nr 102, poz. 1055,  Nr 116, poz. 1203, Nr 167,poz.1759  i z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457 i z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337 oraz z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz.974 i Nr 173, poz.1218 oraz z 2008 r. Nr 180, poz. 1111,  Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146) oraz § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i 3, § 5 ust. 9 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67), zarządzam, co następuje:
  
   § 1. 1. W Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją, mają zastosowanie przepisy określone w:
1) instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67),
2) jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 2 do w/w rozporządzenia,
3) nstrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do w/w rozporządzenia.
   2. Wzory stosowanych w Urzędzie blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu, stanowią załącznik do niniejszego zarządzenia.
 
   § 2. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka jest system tradycyjny (papierowy), którego zasady prowadzenia określa rozdział 3 instrukcji kancelaryjnej.
   2. System, o którym mowa w ust. 1, to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.
 
   § 3. 1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, wyznaczam koordynatora czynności kancelaryjnych -  pracownika Urzędu, którego zadaniem jest prowadzenie archiwum zakładowego.
 
   § 4. 1. Sprawy niezakończone i ich dokumentacja zgromadzona w komórkach organizacyjnych Urzędu przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy.
   2. W przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.
   3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, nie została w Urzędzie zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie „Jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki”, stanowiącego załączniki nr 2 do rozporządzenia.
 
   § 5. Określam następującą listę rodzajów przesyłek wpływających do Urzędu Gminy Nowa Wieś Wielka, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny:
1) przesyłki niejawne, zapakowane zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych – jeżeli po otwarciu koperty oznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności znajduje się pismo poufne, należy je niezwłocznie przekazać Wójtowi, bez otwierania koperty wewnętrznej,
2) przesyłki opatrzone dopiskiem „tajemnica skarbowa”,
3) przesyłki opatrzone dopiskiem „ do rąk własnych”,
4) oferty składane w konkursach, naborach ogłaszanych przez Gminę,
5) oferty składane w ramach zamówień publicznych realizowanych przez Gminę,
6) przesyłek wartościowych.

   § 6. Zobowiązuję kierowników referatów i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy do przestrzegania trybu postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych, a w szczególności dotyczących jednolitego rzeczowego wykazu akt – zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
 
   § 7. Traci moc zarządzenie nr 17/08 Wójta Gminy nowa Wieś Wielka z dnia 7 maja 2008r. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka, określającej organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją – znak:RO.I.0152-17/08.
 
   § 8. Nadzór nad wykonaniem zarządzania powierzam Sekretarzowi Gminy.
 
   § 9.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 

Załącznik (30kB)