 Strona główna > Zarządzenia > WÓJTA GMINY NOWA WIEŚ WIELKA - Kierownika > 2019 |
Zarządzenie nr 23/19WÓJTA GMINY NOWA WIEŚ WIELKA - Kierownikaz dnia 19 grudnia 2019w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton
Zarządzenie nr 23/19
WÓJTA GMINY NOWA WIEŚ WIELKA - Kierownika
z dnia 19 grudnia 2019
w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (Dz.U. z 2019 r. poz. 506 ze zm.), § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i §
42 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14,
poz. 67) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka jest system tradycyjny.
2. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu
dokumentów Proton służy do realizowania czynności kancelaryjnych, w szczególności do:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających, pism wewnętrznych,
2) zakładania spraw,
3) prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu Proton będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych,
4) przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz
i wewnątrz Urzędu,
5) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Urzędu,
6) przesyłania przesyłek,
7) dokonywania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej,
8) prowadzenia metryk spraw,
9) prowadzenie rejestru i zbioru upoważnień.
§ 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i dokumentów oraz pracy w systemie Proton określa Instrukcja obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, zwana dalej Instrukcją, stanowiąca załącznik do niniejszego zarządzania.
§ 3. Nadzór nad prawidłowością czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka sprawuje Sekretarz Gminy.
§ 4. 1. Osobą odpowiedzialną za działanie systemu Proton od strony technicznej jest osoba zatrudniona w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka na stanowisku ds. obsługi informatycznej.
2. Uwagi dotyczące działania systemu Proton należy zgłaszać wyłącznie drogą elektroniczną do osoby na stanowisku ds. obsługi informatycznej.
§ 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka jest system tradycyjny.
2. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu
dokumentów Proton służy do realizowania czynności kancelaryjnych, w szczególności do:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających, pism wewnętrznych,
2) zakładania spraw,
3) prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu Proton będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych,
4) przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz
i wewnątrz Urzędu,
5) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Urzędu,
6) przesyłania przesyłek,
7) dokonywania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej,
8) prowadzenia metryk spraw,
9) prowadzenie rejestru i zbioru upoważnień.
§ 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i dokumentów oraz pracy w systemie Proton określa Instrukcja obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, zwana dalej Instrukcją, stanowiąca załącznik do niniejszego zarządzania.
§ 3. Nadzór nad prawidłowością czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka sprawuje Sekretarz Gminy.
§ 4. 1. Osobą odpowiedzialną za działanie systemu Proton od strony technicznej jest osoba zatrudniona w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka na stanowisku ds. obsługi informatycznej.
2. Uwagi dotyczące działania systemu Proton należy zgłaszać wyłącznie drogą elektroniczną do osoby na stanowisku ds. obsługi informatycznej.
§ 5. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikom Referatów i Pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka.
§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.
metryczka
Opublikował: Małgorzata Ćwierdzińska (24 stycznia 2020, 13:21:17)
Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 493